Sainte-Marie doit mieux gérer ses stocks

MUNICIPAL. La Commission municipale du Québec émet quelques recommandations à la Ville de Sainte-Marie, après un audit réalisé au cours des derniers mois, afin de déterminer si les pratiques de gestion des municipalités permettent de détenir des stocks en quantité et en qualité appropriées afin de maintenir un niveau de service adéquat pour la population.

On suggère à la Ville de mettre en place un système de gestion permettant notamment d’identifier formellement les stocks critiques et d’établir des seuils minimaux et maximaux d’articles à détenir, de même qu’améliorer l’encadrement et les contrôles pour assurer la sécurité des stocks et ainsi éviter les fraudes et vols potentiels.

Les activités municipales dépendent de la disponibilité des stocks tels que le gravier, le carburant et les articles de tuyauterie. Ces ressources sont nécessaires à la réalisation de plusieurs services essentiels, notamment les travaux de voirie, le déneigement et le traitement des eaux usées.

Ainsi, une saine gestion des stocks, y compris de l’approvisionnement, est essentielle afin de s’assurer d’utiliser les ressources publiques de manière optimale. Les travaux d’audit ont été menés dans trois villes de moins de 100 000 habitants, soit Sainte-Marie, Mont-Tremblant et Salaberry-de-Valleyfield.

La Commission estime que les pratiques de gestion de la Ville de Sainte-Marie exposent la municipalité à des risques de ruptures de stock ou d’inefficience. Par ailleurs, des faiblesses ont été relevées, à des degrés variables, dans les pratiques d’entreposage et les contrôles en place pour les trois municipalités auditées. Enfin, les mesures pour gérer sécuritairement les matières dangereuses sont insuffisantes dans celles-ci.

Des risques ?

Sainte-Marie serait davantage à risque qu’un bris engendre une rupture de service ou de l’inefficience, selon la Commission. En effet, la fréquence et le moment où les approvisionnements sont réalisés sont directement liés aux besoins immédiats et urgents, notamment quand un bris se produit. Cette situation découle du fait que la municipalité n’a pas identifié ses stocks critiques ni les quantités minimales à détenir et qu’elle ne dispose pas d’un système de gestion d’inventaire.

Aussi, Sainte-Marie planifie ses approvisionnements en stocks en fonction des données de consommation des dernières années et de la connaissance opérationnelle des services. L’efficacité et l’efficience du processus reposent sur l’expertise et les connaissances des membres du personnel en place, ce qui rend la municipalité vulnérable en cas d’absence ou de départ de ces ressources.

La Commission note également qu’à Sainte-Marie, l’ensemble du personnel du garage municipal a accès aux stocks conservés au magasin, ce qui augmente le risque de vols. Ce risque est accentué par l’absence de contrôle sur les sorties de stock ainsi que par l’absence d’un système de gestion d’inventaire favorisant la détection des irrégularités.

Par ailleurs, le système de classement du magasin à Sainte-Marie rend certains articles difficiles à repérer, ce qui réduit l’efficience des opérations. Malgré la réalisation d’inspections ou d’observations au cours des dernières années, que ce soit par des ressources internes ou externes, plusieurs enjeux persistent, notamment en matière d’entreposage inadéquat, Sainte-Marie n’a effectué aucun suivi permettant de corriger les lacunes mentionnées au rapport d’évaluation externe reçu.

Enfin, les mesures pour gérer sécuritairement les matières dangereuses sont insuffisantes dans celles-ci. Plus particulièrement, plusieurs non-conformités aux exigences législatives ont été relevées dans les trois municipalités auditées, notamment en matière d’entreposage, d’étiquetage ainsi que de mesures de prévention mises en place liées aux matières dangereuses. En conséquence, les trois municipalités sont exposées à des risques plus élevés d’accidents.

À la lumière de ces constats, les municipalités auditées ont adhéré à l’ensemble des recommandations formulées par la Commission municipale. Ces dernières devront élaborer un plan d’action pour appliquer chacune des recommandations formulées. La Commission évaluera, généralement trois ans suivant la publication du rapport, leur degré d’application.